Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, đặc biệt trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các cán bộ, công nhân viên với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết e-mail thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm. So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác, e-mail có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng đòi hỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp hiệu quả. Làm cách nào để thực hiện 1 e-mail với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Vậy như thế nào là kỹ năng viết e-mail chuyên nghiệp

Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết các kỹ năng viết mail chuyên nghiệp. 

Kỹ Năng Viết Mail Chuyên Nghiệp

Các bước viết E-Mail chuẩn

Đặt tiêu đề cho email

Đính kèm tập tin vào email (nếu có)

Viết nội dung email

Kiểm tra lại nội dung emailfile đính kèm một lần nữa

Nhập địa chỉ email người nhận

Nội dung cụ thể

Địa chỉ Email thể hiện sự tôn trọng 

Trong môi trường công sở, làm việc đòi hỏi độ chính xác và tỉ mỉ cao do đó chúng ta không nên đặt những tên mang tính hết sức “trẻ con”, kiểu như một nhân vật cổ tích nào đó, hay một hoàng tử công chúa nào đó…Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Anh, chị có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ gmail.com

Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc.

Lựa chọn vấn đề trước khi viết

Như đã đề cập, viết email bạn cần “văn viết” chứ không phải văn nói”, và từ lâu “văn chương chính là con người”, cách bạn viết sẽ nói với người đối diện phần nào đó về con người của bạn. Các lỗi chính tả là điều tối kị, cho dù vì bất cứ nguyên nhân gì. Một e-mail chuyên nghiệp đòi hỏi phải đầy đủ 3 phần: Mở bài, thân bài và kết bài.

Mở đầu email với lời chào hỏi lịch sự

Luôn luôn mở đầu e-mail bằng một lời chào. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận vfa nội dung của e-mail gửi đi. Tùy vào mức độ thân thiết với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời này theo phong cách thân mật hoặc trang trọng.

 Nội dung emaiL

Nội dung e-mail ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng. Lời văn trong e-mail có thể không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không viết tắt và dùng từ lóng, “teencode“.

 Phân biệt các thành phần trong một email

Phần “To” (Gửi đến): đích danh người cần tiếp nhận email. Địa chỉ email trong phần “To” sẽ thể hiện trong email.
“CC” (Carbon Copy): gửi cho những người có liên quan cần nắm nội dung trong email nhưng không trực tiếp xử lý những vấn đề trong email. Địa chỉ email trong CC sẽ thể hiện trong email.
“BCC” (Blind Carbon Copy): cũng như CC nhưng người nhận email ở chế độ BCC sẽ không thể hiện trên email.
“Forward” (Chuyển tiếp): gửi toàn bộ nội dung email cho một người khác.
“Reply” (Trả lời): trả lời email riêng cho người trực tiếp xử lý vấn đề trong email.
“Reply All” (Trả lời toàn bộ): gửi nội dung email trả lời cho toàn bộ những địa chỉ “To”, “CC”. “Reply All” sẽ không gửi nội dung email trả lời cho các địa chỉ “BBC”.
Ở phần trả lời email này bạn cần lưu ý kỹ để tránh vô ý tiết lộ những thông tin nội bộ hoặc gửi thông tin không cần thiết cho người khác. Nhiều người sẽ khá khó chịu nếu liên tục bị gửi email không liên quan đến mình, và còn nguy hiểm hơn nữa nếu bạn “lỡ tay” gửi email nội bộ cho bên thứ 3 hoặc khách hàng.

Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn

Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng anh, chị lưu ý khi viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/ thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.

Bên cạnh đó tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính trong nội dung email mình gửi là gì. Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email của anh chị có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay.

Những lưu ý khi đính kèm File

  • Anh, chị nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
  • Nếu có nhiều file anh, chị muốn nén lại thì nên dùng .zip KHÔNG nên dùng .rar.
  • Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
  • Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Đọc lại email trước khi gửi đi

Có thể bạn sẽ vô ý bỏ qua, nhưng người nhận e-mail chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email. Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn. Do đó đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại e-mail vài lần trước khi bấm nút “gửi”.

Những lưu ý khi sử dụng Mail

1.Không sử dụng mail cho mục đích cá nhân và tuyệt đối không gửi mail khi đang giận dữ

2.Không phải vấn đề gì cũng giải quyết bằng mail, chúng ta nên gặp mặt trực tiếp, điện thoại để trao đổi công việc với Sếp, đồng nghiệp.

3.Quy tắc 48h: hãy cố gắng trả lời mail trong vòng 48h, từ khi anh,chị nhận được e-mail

4.Khi chuẩn bị gửi mail chúng ta hãy kiểm tra kỹ về địa chỉ, nội dung, cách thức trình bày, cú pháp vằ đặc biệt là ngôn từ trước khi gửi đến người có liên quan.

5.Một E-mail chuyên nghiệp đảm bảo yếu tố ngắn gọn, xúc tích, cô đọng và thật chính xác.

6.Luôn nhớ rằng email của bạn có thể sẽ được forward cho những người khác mà bạn không biết. Do đó, một lần nữa, hãy cẩn trọng với những gì mình viết trong email. Bạn cũng không nên chia sẻ quá nhiều thông tin, trải nghiệm của cá nhân mình, như số tài khoản ngân hàng hay mật khẩu hòm thư chẳng hạn.

Hi vọng thông qua bài viết chúng ta sẽ nắm được những kỹ năng quý giá để áp dụng vào công việc và học tập sao cho hiệu quả.

Chúc các bạn học tập tốt nhé!

 

 

 

 

 

Lịch khai giảng Chát Zalo Chát Facebook Google map 0981 550 510